هر وسيله الکتريکي يک سري نکات و اصول براي رعايت در نگه داري و کار براي خود دارد اينجا يک سري توصيه‌هايي براي نگهداري و کار با انواع دستگاه فاکس و فتوکپي آمده است.
دستگاه‌هاي فتوکپي و فکس از کالاهايي هستند که امروزه در اداره‌ها، مراکز آموزشي و… کاربرد فراواني دارند و از تنوع مارک و مدل بالايي برخوردارند به همين دليل بسياري از کاربران، هنگام خريد و گاه هنگام استفاده از اين کالاها دچار مشکلاتي مي‌شوند که اغلب اين موضوع به دليل عدم آگاهي از روش صحيح نگهداري يا استفاده از اين دستگاهها رخ مي‌دهد.
در کل ميتوانيم دستگاههاي فکس را به سه نوع تقسيم کنيم ;
فکس هاي حرارتي : اين فکسها به دليل ساختار ساده و معمولي خود نسبت به فکسهاي A4 و ليزري چند کاره ،بسيار کمتر دچار مشکل ميشوند و کلا کار و نگهداري از اين فکسها بسيار ساده تر ميباشد که از مزيتهاي عمده اين فکس هاست.عمده ترين توجه شما در استفاده از اين نوع فکس ها بايد استفاده از کاغذ حرارتي مناسب و مرغوب باشد و اينکه از گرد و غبار محيط محافظت شوند.
فکس هاي A4 معمولي : مواردي که در اين نوع فکسها بايد رعايت شود ; مواد مصرفي : استفاده از رول کاربن مرغوب بسياري از مشکلات به وجوده آمده براي فکس تان را مرتفع ميکند و از مشکلاتي همچون گير کردن کاغذ داخل دستگاه فکس و يا چسبيدن فيلم کاربن به کاغذ خبري نيست.براي نگه داري از فيلم هاي کاربن اضافي هم نکاتي لازم است که بايد حتما رعايت شود ،اينکه در جاي بسيار گرم نگه داري نشود ،از نفوذ آب و رطوبت به فيلم کاربن جلوگيري شود و کاربن هم تحت فشار و تنش نباشد و در صورت اتمام فيلم کاربن فکس آن را از دستگاه خارج و يک کاربن نو و مناسب را جايگزين کنيد و از استفاده مجدد کاربن مصرف شده خودداري شود.
کاغذ A4 : براي دستگاه فکس خود از کاغذ A4 مرغوب استفاده کنيد و کاغذ هايي را به کار ببريد که سالم باشند ،کثيف نباشند و دو طرف کاغذ A4 سفيد باشد و اينکه در مخزن کاغذ خود بيشتر از ظرفيت دستگاه کاغذ نگذاريد (معولا ?? الي ?? ورق) و کاغذ ها را قبل از گذاشتن در مخزن دستگاه از هم جدا کنيد تا به شکل چسبيده وارد دستگاه نشوند براي اين کار ميتوانيد کمي بين کاغذها بدميد.
و هميشه مواظب اثرات سوء گرد و غبار باشيد.
فکس هاي ليزري و چند کاره : اين نوع دستگاه ها عمدتا براي عملکرد حرفه اي فکس طراحي شده است و استفاده مداوم و بي وقفه آنها به عنوان يک پرينتر و يا دستگاه کپي باعث کاهش عملکرد و عمر دستگاه ميشود ضمنا در استفاده هاي اين چنيني به کارتريج و درام دستگاه فشار خواهد آمد و اين باعث کاهش عمر آن ميشود.توصيه ميشود از اين دستگاه ها با اطلاع کامل از کارايي و امکاناتشان ، به عنوان فکس براي ارسال و دريافت استفاده شود و در مصارف خانگي و موارد ضروري ميتوان از پرينت و کپي آن استفاده کرد.

در کل براي افزايش عمر و همچنين حفظ کيفيت دستگاه‌هاي مذکور نيازمند توجه به نکاتي است که در زير آمده است.اين موارد به نوعي شامل تمام محصولات و برندهاي اين حوضه ميشود که در صورت رعايت تا حد زيادي در بهينه استفاده کردن آنها موثر است.

?- هنگام گير کردن کاغذ سعي کنيد از دکمه STOP براي خارج کردن آن استفاده کنيد و از کشيدن کاغذ براي جلوگيري از آسيب رساندن غلتکها و سازو کار دستگاه ،خوداري کنيد.
?- از قرار دادن دستگاه در محلي که گازهاي قابل اشتعال يا گازهايي مانند آمونياک وجود دارد، اجتناب کنيد.
?- دستگاه را در محلي نصب کنيد که پايدار باشد و گرد و غبار زيادي وارد آن نشود، چرا که وجود گرد و غبار، کيفيت کپي‌برداري دستگاه را کاهش مي‌دهد.يکي از عوامل بسيار موثر در کاهش کارايي دستگاه هاي فکس ،گرد گبار ناشي از محيط است سعي کنيد از اين دستگاه ها را در محيط هاي آلوده به گردوخاک استفاده نکنيد و در صورت اجبار از يک کاور مناسب براي دستگاه فکس خود استفاده کنيد.
?- از قراردادن دستگاه در معرض نور مستقيم خورشيد خودداري کنيد، چرا که در غير اين صورت نه تنها کيفيت کپي‌برداري کاهش مي‌يابد، بلکه ممکن است بدنه دستگاه تغيير شکل يا رنگ پيدا کند.
?- براي اتصال دستگاه به جريان برق از پريزي استفاده کنيد که قدرت کافي داشته باشد.
?- از مواد مصرفي (تونر، درام، روال فاکس و…) با هولوگرام مخصوص و شناخته شده استفاده کنيد، چرا که بسياري از افراد سودجو با توزيع مواد مصرفي تقلبي و شبيه‌سازي باعث پايين آمدن کيفيت دستگاه و نيز کاهش عمر آن مي‌شوند
?- توصيه مي‌شود دستگاه را با گارانتي معتبر از نمايندگي‌هاي مجاز خريداري کنيد تا در صورت بروز اختلال در روند کار دستگاه، براي رفع ايراد با مشکل مواجه نشويد.
?- دستگاه را طوري نصب کنيد که فاصله آن از ديوار حداقل ?? سانتي متر باشد تا فن‌هاي دستگاه بتواند به راحتي کار خود را براي خنک سازي دستگاه فکس يا پرينتر و يا چند کاره شما انجام دهد (نصب سانترال).